Interview mit Stephanie Zorn zu fokussiertem Arbeiten

Stephanie, warum sind Arbeitstechniken für dich als Beraterin besonders wichtig?

Als Berater:in arbeitet man an einer Vielzahl von Kundenprojekten, hat stets ein Ohr am Markt und den aktuellen Trends und ist laufend dabei, sich selbst und die eigenen Themenschwerpunkte weiterzuentwickeln. Genau das ist es, was mich an dieser Arbeit so begeistert – kein Tag ist wie der andere und es gibt viel Raum für Neues. Zugleich ist es immer wieder eine Herausforderung: Was packe ich heute als Erstes an? Wie gelingt es mir, all diesen unterschiedlichen Anforderungen gerecht zu werden?

Was waren deine wichtigsten Learnings aus den letzten Jahren?

Eines meiner Schlüsselerkenntnisse der letzten Jahre: Echtes Multitasking gibt es nicht. Unser Gehirn kann sich tatsächlich immer nur auf einen Gedanken oder eine Handlung konzentrieren. Machen wir mehrere Dinge gleichzeitig, springt unsere Aufmerksamkeit ständig hin und her, nichts will so wirklich weitergehen und es kostet uns unglaublich viel Energie.

Das Zauberwort heißt also Fokus. Je mehr wir es schaffen, unsere Aufgaben gut zu priorisieren, das Dauerrauschen an E-Mails, Anrufen und Social Media abzustellen und wirklich bei einer Sache zu bleiben, desto besser funktioniert es auch mit der Produktivität. Gleichzeitig fühlt man sich deutlich weniger gestresst und kann seine Energie und Kreativität voll zum Einsatz bringen.

Was sind deine persönlichen Lieblingswerkzeuge und Tricks?

Was in der Theorie so schön klingt, ist in der Praxis gar nicht immer so leicht umzusetzen. Darum habe ich für unsere Kund:innen meine 5 Tipps für fokussiertes Arbeiten zusammengestellt:

• Ablenkungen bewusst reduzieren: Jede neue Push-Nachricht reißt uns erst einmal aus dem Arbeitsfluss und lenkt unsere Aufmerksamkeit auf ein neues Thema. Selbst wenn wir nicht gleich reagieren, kostet es doch wertvolle Minuten und Willenskraft, um wieder zu unserer ursprünglichen Aufgabe zurückzufinden. Darum: Wenn es keinen wirklich dringenden Grund gibt, Mailprogramme und Messenger zwischendurch für ein paar Stunden schließen und selbst entscheiden, wann man Nachrichten checkt.
• Für Übersicht sorgen: Wenn wir den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr sehen, lohnt es sich immer, einen Moment innezuhalten und einen Schritt zurückzugehen: Konzentriere ich mich gerade wirklich auf die wichtigste Aufgabe? Was darf ich nicht übersehen? Hier helfen Instrumente wie To-Do-Listen, Kanban-Boards oder Meilensteinpläne in Projekten. Alles, was wir digital und analog auf Papier bringen und gut strukturieren, entlastet den Arbeitsspeicher in unserem Gehirn. Man verschafft sich einen ehrlichen Überblick darüber, was ansteht und welche Ressourcen dafür zur Verfügung stehen. Dann fällt es auch wieder deutlich leichter zu entscheiden, wie der nächste Schritt aussehen soll.
• Prioritäten klar definieren: Um zu wissen, welche Aufgabe wir schließlich zuerst angehen wollen, brauchen wir starke Kriterien. Ist sie zeitlich dringend? Wie wichtig ist sie für meine Kund:innen und den Projekterfolg? Wie sehr hängen andere Personen davon ab, dass ich sie erledige? Je mehr ich mir hier über meine Grundsätze klar bin, desto leichter fällt es mir im Alltag zu priorisieren und gute Entscheidungen zu treffen.
• Bearbeitbare Arbeitspakete schaffen: Gerade zum Beginn von neuen Projekten können Aufgaben riesig erscheinen. Um hier die Hürde zu nehmen und Raum für regelmäßige Erfolgserlebnisse zu schaffen hilft es ungemein, diese in kleinere Teilaufgaben zu unterteilen. Besonders gut bewährt hat sich für mich die Pomodoro-Methode: Man arbeitet in fokussierten 25-Minuten-Einheiten. In dieser Zeit verzichtet man auf alle Ablenkungen, idealerweise ist das Handy im Flugmodus. Nach jeder Einheit hakt man für sich den kleinen Meilenstein ab, hat 5 Minuten Raum, um sich zu bewegen, Nachrichten zu kontrollieren oder die Gedanken schweifen zu lassen. Danach geht es konzentriert weiter. Nach 4 x 25 Minuten gibt es dann eine größere Pause von 15 Minuten.
• Wiederkehrende Aufgaben fest einplanen: Gerade regelmäßige Aufgaben wie etwa eine gute Ablage und Abrechnung, laufende Social-Media-Arbeit oder die persönliche Weiterbildung fallen besonders leicht unter den Tisch, wenn es einmal hektischer zugeht. Doch selbst, wenn diese Dinge nicht immer die oberste Dringlichkeit haben, so sind sie für uns langfristig doch wichtig. Deshalb lohnt es sich, für sie bereits im Voraus feste Terminblöcke im Kalender zu reservieren und diese auch einzuhalten. So vermeidet man, dass sich viele kleine Aufgaben anhäufen, und gibt sich selbst hilfreiche Strukturen.